Preguntas Frecuentes

Respuesta: El artículo primero transitorio de la Resolución N° 30, de 2015, estableció que las transferencias, aportes o subvenciones que se realizaron hasta el 31 de mayo de 2015 debían ser rendidas de acuerdo a las normas contenidas en la Resolución N° 759, de 2003, de la Contraloría. Aquéllas que se efectuaron a contar del 1 de junio de 2015 deben regirse por las normas de la resolución N° 30, sin que sea relevante la fecha del convenio en virtud del cual se realizan.

Respuesta: El artículo 20 de la Resolución N° 30 señala que el uso de los formatos es facultativo, pues no reemplaza la obligación de rendir cuentas en papel. No obstante, quienes los utilicen junto con el Sistema de Almacenamiento podrán tener acceso preferencial a las capacitaciones que la Contraloría realice sobre esta materia y, además, este factor se tomará en cuenta en la medición de riesgo que origina el Plan Operativo de Control Externo.

Respuesta: Respecto de la documentación auténtica de respaldo, cuando el otorgante y el receptor son organismos públicos el último receptor público debe mantenerla en su poder. El artículo 26 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que el servicio otorgante debe rendir cuenta de la transferencia sólo con el comprobante de ingreso. Se recomienda revisar el dictamen N° 13.332, de 2018.

Respuesta: Sí, pues de acuerdo con el artículo 18 de la Resolución N° 30, de 2015, “no se entregarán nuevos fondos a rendir, sea a disposición de unidades internas o a cualquier título a terceros, cuando la rendición se haya hecho exigible y la persona o entidad receptora no haya rendido cuenta de la inversión de cualquier fondo ya concedido”. De este modo, lo relevante es que el receptor haya cumplido con entregar la rendición de cuentas, aun cuando el otorgante no la haya revisado ni dado su aprobación.

Respuesta: Todos los organismos públicos y los privados que la ley indique tienen la obligación de rendir cuenta de todos los recursos públicos a la Contraloría, según el artículo 1° de la Resolución N°30, de 2015, pudiendo tener la calidad de otorgantes de recursos, ejecutores de ellos o ambas calidades. La diferencia es la documentación con la cual rendirán cuentas a la Contraloría General:

• Si un organismo público transfiere recursos a otra institución pública o privada debe preparar el informe y el expediente de rendición con las operaciones del período (mes anterior), el que debe quedar a disposición de la Contraloría dentro de los primeros 15 días hábiles administrativos del mes siguiente al que se rinde. Debe estar respaldado con los comprobantes originales de ingreso del receptor público y con la documentación original de respaldo de los recursos entregados a privados o ejecutados por el servicio.

• Si el organismo público tiene la calidad de receptor y ejecutor de recursos debe preparar el informe y el expediente de rendición que abarque las operaciones del período (mes anterior), a fin de que quede a disposición de la Contraloría dentro de los 15 días hábiles administrativos del mes respectivo. Debe respaldarlo con la documentación auténtica (original) que acredite el uso de los recursos y emitir un reporte mensual de rendición de cuentas al otorgante, en el mismo plazo indicado.

Respuesta: El artículo 1 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que sus normas rigen la rendición de todos los fondos públicos que los servicios y funcionarios custodien, administren, reciban, recauden, inviertan y/o paguen y que correspondan a las instituciones que allí se indican. En cuanto a los gastos menores o “caja chica”, es del caso consignar que la rendición de éstos se rige por las disposiciones especiales que sobre giro de fondos globales en efectivo para operaciones menores fija anualmente el Ministerio de Hacienda, de conformidad con el decreto ley N° 1.263, de 1975.

Respuesta: Debe distinguirse según el tipo de receptor: si se trata de transferencias a instituciones privadas, el artículo 27 letra a) de la Resolución N° 30 establece que la rendición de cuentas debe hacerse en los plazos que indique el respectivo convenio y, a falta de estipulación expresa, con una periodicidad mensual. Si se trata de transferencias a instituciones públicas, el artículo 26 de la misma resolución sostiene que el informe de rendición de cuentas debe efectuarse mensualmente.

Respuesta: La posibilidad de rendir gastos efectuados con anterioridad a la total tramitación del acto administrativo que ordena la transferencia es excepcional, cuando existan razones de buen servicio o continuidad que así lo justifican, según indica el inciso segundo del artículo 13 de la Resolución N° 30, de 2015, y se deje constancia expresa de esta situación en el acto administrativo. El dictamen N° 48.822, de 2016, se refiere a esta materia.

Respuesta: Las letras b), c) y d) del artículo 2 de la Resolución N° 30, de 2015, señalan que toda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos, adjuntándose su documentación auténtica como regla general. También debe indicarse dónde se encuentran dichos documentos, cuando proceda, a fin de permitir la revisión de la Contraloría o del otorgante de los recursos, según corresponda, ya que eventualmente la documentación original puede estar almacenada en poder de receptores privados, de acuerdo con la autorización del artículo 23 de la Resolución N° 30 de la Contraloría.

Respuesta: De acuerdo con el criterio del dictamen N° 15.350, de 2018, cuando la pérdida de los documentos comprobatorios obedece a una causal no imputable al receptor privado, no se advierte inconveniente en que el otorgante reconstituya el expediente a través de copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, además de recopilar todas las demás pruebas que permitan arribar a la convicción de que los fondos fueron destinados a los fines correspondientes, como, por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que se rinden o se realizaron las actividades financiadas, listados de asistentes y otros similares.

En general, la jurisprudencia contenida en los dictámenes N° 58.788, de 2016; y 79.420, de 2014, ha señalado que en situaciones de pérdida de los documentos comprobatorios o frente a la imposibilidad de presentarlos por razones de fuerza mayor, esto es, por un imprevisto imposible de resistir, el afectado, además de acreditar que ese impedimento existió, podrá recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los gastos efectuados, como sería, por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que él rinde.

Respuesta: Para rendir cuentas no hay que enviar ningún documento a la Contraloría General o a las Contralorías Regionales, ya que el artículo 21 de la Resolución N° 30, de 2015, establece que “las rendiciones de cuenta deberán conformarse y mantenerse a disposición de la Contraloría General en la sede central del organismo respectivo o en las sedes de las unidades operativas de estos, en la medida que tales dependencias custodien, administren, recauden, reciban, inviertan o paguen recursos públicos”. Ello significa que la manera correcta de rendir cuentas es conformando el expediente de rendición, en los plazos fijados en la resolución, y mantenerlo “a disposición” de la Contraloría General, sin enviar nada pues quedará a disposición en las dependencias del servicio de que se trate para que sea revisado en la oportunidad en que la Contraloría lo requiera, ya sea con motivo de una auditoría, investigación especial o examen de cuentas.

Los formatos tipos fueron creados para homologar la manera en que los distintos organismos del Estado hacían sus rendiciones. Su uso es voluntario. Quienes los utilicen accederán a los beneficios establecidos en los incisos finales del artículo 20 de la Resolución N° 30.

Respuesta: La entidad ejecutora está obligada a rendir cuenta mensualmente desde la recepción de la primera transferencia de recursos, hasta la ejecución total de los recursos asociados al convenio vigente.